Puheeksiotto työpaikalla

Miten työntekijä voi vaikuttaa?

Puheeksiotossa on kyse avoimuudesta, luottamuksesta ja rakentavasta kommunikaatiosta. 

• Ymmärrä puheeksiottokeskustelun merkitys. Asian puheeksi ottaminen on keino ennaltaehkäistä mahdollisia ongelmia, edistää työhyvinvointia ja parantaa tiimin dynamiikkaa. 
• Rohkaistu puhumaan avoimesti ja rehellisesti, mutta kunnioittavasti ja empaattisesti. 
• Ole läsnä keskusteluissa, kuuntele toisen näkökulmaa ja pyri ymmärtämään, ennen kuin reagoit. 
• Lähesty keskustelua ratkaisukeskeisesti. Vältä syyllistämistä ja kritiikkiä ja keskity sen sijaan ratkaisujen löytämiseen yhdessä. 
• Jos asia ei ratkea kahden esimerkiksi kollegan kanssa, tai keskustelu muuttuu liian tunteikkaaksi, harkitse kolmannen osapuolen mukaan ottamista. Kolmas osapuoli voi olla esimerkiksi esihenkilö tai henkilöstöhallinnon, työsuojelun tai työterveyshuollon edustaja. 
• Kannusta kollegoitasi tuomaan asioita esille ja kiitä heitä, kun he tekevät niin. Tämä vahvistaa avoimuutta työyhteisössä. 
• Toimi itse mallina muille. Kun otat itse asioita puheeksi rakentavalla tavalla, inspiroi se muita tekemään samoin. 
• Etsi esimerkiksi esihenkilösi avulla mahdollisuuksia kouluttautua ja kehittää itseäsi. Kommunikaatiotaidot ja -käytännöt voivat aina kehittyä.

Miten esihenkilö voi vaikuttaa?

Puheeksi ottaminen tarkoittaa yleensä huolen puheeksi ottamista yksittäisen työntekijän tai työyhteisön toiminnasta tai tilanteesta.

Esihenkilön rooli puheeksi ottamisessa on erityisen tärkeä. Hänellä on valtaa ja vastuuta ohjata ja muokata työyhteisön toimintakulttuuria.  

Haastavien asioiden puheeksi ottaminen arvostavalla tavalla edistää avointa vuoropuhelua työyhteisössä. Rakentava puheeksi ottaminen on esihenkilölle tärkeä taito. Siinä voi kehittyä. 

• Luo avointa ilmapiiriä myös silloin, kun kaikki sujuu hyvin. Esihenkilönä sinulla on erityinen vastuu varmistaa, että työntekijöilläsi on turvallinen ympäristö tuoda asioita esille. Toimintasi ja asenteesi muovaavat kulttuuria suoraan.
• Mahdollista ”avoin ovi” -toimintamalli organisaatiossasi. Kannusta työntekijöitäsi tulemaan luoksesi asioillaan. Tämä tarkoittaa myös henkistä valmiutta ottaa vastaan palautetta ja huolenaiheita. Ota huoli puheeksi varhaisessa vaiheessa, kun huolenaiheet ovat vielä pieniä.  
• Kun työntekijäsi tuo asioita esille, keskity kuuntelemaan heitä täysin ja pyri ymmärtämään heidän näkökulmansa. Muista arvostava kohtaaminen myös silloin, kun esille nostettavat asiat ovat vaikeita. 
• Käytä palautteen antamisessa selkeitä ja konkreettisia esimerkkejä. Pyri keskittymään ratkaisuihin ja vältä syyttelyä. 
• Järjestä säännöllisiä tapaamisia työntekijöidesi kanssa. Tämä edistää puheeksi ottamista ja vahvistaa tiimisi yhteishenkeä. 
• Kannusta työntekijöitäsi osallistumaan kommunikaatiokoulutuksiin. Itse voit hyötyä koulutuksista, jotka vahvistavat johtamistaitojasi. 
• Ole itse avoin ja valmis ottamaan asioita puheeksi. Kun näytät esimerkkiä, työntekijäsi rohkaistuvat tekemään samoin. 
• Kiitä työntekijöitäsi, kun he tuovat asioita esille ja edistävät avointa kommunikaatiota.

Miten työterveydenhuolto voi vaikuttaa?

Työterveydenhuolto on keskeisessä roolissa työntekijöiden terveyden ja hyvinvoinnin tukemisessa. Puheeksi ottaminen on tärkeä osa tätä tehtävää, sillä se voi auttaa tunnistamaan ja ennaltaehkäisemään terveysongelmia ja muita työhön liittyviä haasteita.

Työterveydenhuolto voi ottaa valmentavan roolin ja tukea esihenkilöitä puheeksiottokeskusteluissa.

• Kun työntekijät ottavat asioita puheeksi, rohkaise heitä ja tarjoa tukea. Tämä vahvistaa luottamusta ja kannustaa muita tekemään samoin. Muistuta työntekijöitä siitä, että sinulla on vaitiolovelvollisuus terveydentilaa koskevista asioista.
• Työskentele tiiviisti yhteistyössä organisaation johdon ja henkilöstöhallinnon kanssa. Siten voitte yhdessä rakentaa kulttuuria, joka tukee avoimuutta ja puheeksi ottamista. 

Puheeksiottokeskustelun tavoitteena on edistää ymmärrystä, luottamusta ja yhteistyötä. Vaikka keskustelu saattaa olla ajoittain haastavaa, on tärkeää pyrkiä rakentavaan ja ymmärtävään lähestymistapaan. 

• Aloitus ja esittely 
  • Selkeytä keskustelun tarkoitus. Sano esimerkiksi: “Olemme täällä siksi, että...” 
  • Varmista, että keskustelulle on riittävästi aikaa, ja että ympäristö on rauhallinen ja keskeytyksetön. Sano ääneen esimerkiksi: “Meillä on nyt 1,5 tuntia aikaa käsitellä tätä asiaa. Minä olen täällä … roolissa, N.N. on … roolissa ja M.M. … roolissa.” 
  • Lähesty keskustelua avoimin mielin ja empaattisesti. 
• Kuuntele 
  • Anna osallistujien kertoa omasta näkökulmastaan tai kokemuksestaan. Sano esimerkiksi: “Kerro omin sanoin, miten sinä olet kokenut tämän?” 
  • Vältä keskeyttämistä. Keskity aktiiviseen kuunteluun. 
• Selvennä ja kysy 
  • Varmista, että ymmärrät osapuolten näkökulmat. Voit käyttää esimerkiksi kertauksia: "Kerroit siis, että..." 
• Kysy, keihin ihmisiin ja mihin asioihin tilanne on vaikuttanut. 
• Esitä avoimia kysymyksiä lisätiedon saamiseksi tai selventämiseksi. 
• Jaa oma näkökulmasi 
  • Kuuntelemisen jälkeen kerro myös oma näkökulmasi tai huolenaiheesi selkeästi ja rakentavasti. 
  • Pyri pitämään keskustelu asiallisena. Älä syyttele. 
• Etsi yhteistä ymmärrystä 
  • Keskity ratkaisujen etsimiseen yhdessä. 
  • Keskustelkaa eri vaihtoehdoista ja pohtikaa, miten edetä tilanteessa. 
• Sovi jatkotoimenpiteistä 
  • Määritelkää konkreettiset askeleet tai toimenpiteet, joihin ryhdytte. 
  • Voitte sopia esimerkiksi seurantatapaamisesta tai muista tavoista pitää yhteyttä. 
• Päätös ja kiitos 
  • Kiitä osapuolia avoimuudesta ja keskustelusta. 
  • Vahvista, että olette ymmärtäneet toisianne ja sopineet jatkosta.