Att ta upp frågor på arbetsplatsen

Hur kan den anställda påverka?

Att ta upp en fråga handlar om öppenhet, tillit och konstruktiv kommunikation. 

• Förstå vikten av det ingripande samtalet. Att ta upp en fråga är ett sätt att förebygga eventuella problem, främja arbetshälsan och förbättra gruppdynamiken. 
• Våga tala öppet och ärligt, men med respekt och empati. 
• Var närvarande i samtalen, lyssna på den andra personens synvinkel och försök att förstå innan du reagerar. 
• Närma dig samtalet på ett lösningsorienterat sätt. Undvik skuldbeläggning och kritik och fokusera istället på att hitta lösningar tillsammans. 
• Om problemet inte kan lösas med till exempel två kollegor eller om samtalet blir för känslomässigt, överväg att involvera en tredje part. En tredje part kan vara till exempel en chef eller en representant för personalförvaltningen, arbetarskyddet eller företagshälsovården. 
• Uppmuntra dina kollegor att ta upp frågor och tacka dem när de gör det. Det stärker öppenheten på arbetsplatsen. 
• Föregå med gott exempel. När du själv tar upp frågor på ett konstruktivt sätt inspirerar det andra att göra detsamma. 
• Du kan ta hjälp av till exempel din chef för att hitta möjligheter att utbilda och utveckla dig själv. Kommunikationsfärdigheterna och -metoderna kan alltid förbättras.

Hur kan chefen påverka?

Att ta upp en fråga innebär vanligtvis att man berättar att man är orolig för en enskild anställds eller medarbetarnas agerande eller situation.

Chefens roll i att lyfta frågan är särskilt viktig. Hen har makt och ansvar att styra och forma arbetsplatsens verksamhetskultur.  

Att ta upp svåra frågor på ett respektfullt sätt främjar en öppen dialog på arbetsplatsen. Att ta upp frågor på ett konstruktivt sätt är en viktig färdighet för chefen och något som man kan utveckla. 

• Skapa en öppen atmosfär även när allt går bra. Som chef har du ett särskilt ansvar för att se till att dina anställda har en trygg miljö att ta upp frågor i. Dina handlingar och attityder formar kulturen direkt.
• Se till att ha en ”öppen dörr”-modell i din organisation. Uppmuntra dina anställda att komma till dig med sina bekymmer. Det innebär också att vara mentalt förberedd på att ta emot respons och bekymmer. Ta upp bekymmer i ett tidigt skede, när de fortfarande är små.  
• När din anställda tar upp frågor, fokusera på att lyssna på dem fullt ut och försök att förstå deras synvinkel. Kom ihåg att bemöta dem på ett respektfullt sätt även när de tar upp svåra frågor. 
• Använd tydliga och konkreta exempel när du ger respons. Försök att fokusera på lösningar och undvik anklagelser. 
• Ordna regelbundna möten med dina anställda. Det gör det lättare att ta upp saker och ting och stärker teamets laganda. 
• Uppmuntra dina anställda att delta i kommunikationsutbildningar. Du kan själv ha nytta av utbildningar som stärker dina ledaregenskaper. 
• Var öppen och redo att ta upp frågor. När du föregår med gott exempel kommer dina anställda att uppmuntras att göra detsamma. 
• Tacka dina anställda när de tar upp frågor och främjar en öppen kommunikation. 

Hur kan företagshälsovården påverka?

Företagshälsovården har en central roll när det gäller att stödja de anställdas hälsa och välbefinnande. Att ta upp frågor är en viktig del av detta arbete, eftersom det kan bidra till att identifiera och förebygga hälsoproblem och andra arbetsrelaterade utmaningar.

Företagshälsovården kan ha en coachande roll och stödja cheferna vid ingripande samtal.

• Uppmuntra de anställda när de tar upp frågor och erbjud dem stöd. Det stärker förtroendet och uppmuntrar andra att göra detsamma. Påminn de anställda om att du har tystnadsplikt i frågor som gäller deras hälsa.
• Ha ett nära samarbete med organisationens ledning och personalförvaltning. På så sätt kan ni tillsammans bygga en kultur som stöder öppenhet och gör det lättare att ta upp frågor.

Målet med att det ingripande samtalet är att främja förståelse, förtroende och samarbete. Även om samtalet ibland kan vara jobbigt är det viktigt att sträva efter ett konstruktivt och förstående förhållningssätt. 

• Komma igång och presentation 
  • Förtydliga syftet med samtalet. Säg till exempel: ”Vi är här för att...” 
  • Se till att det finns tillräckligt med tid för samtalet och att miljön är lugn och utan störande faktorer. Säg högt till exempel: ”Nu har vi 1,5 timme på oss att gå igenom den här frågan. Jag är här i rollen som … , N.N. i rollen som … och M.M. i rollen som … .” 
  • Närma dig samtalet med ett öppet sinne och empati. 
• Lyssna.
  • Låt deltagarna berätta om sina perspektiv eller erfarenheter. Säg till exempel: ”Berätta med egna ord hur du upplevde det här.” 
  • Undvik att avbryta dem. Fokusera på att lyssna aktivt. 
• Förtydliga och fråga 
  • Se till att du förstår parternas synvinkel. Du kan till exempel upprepa det de sagt: ”Du sa alltså att... ” 
• Fråga vilka personer och vilka saker som situationen har påverkat. 
• Ställ öppna frågor för mer information eller förtydligande. 
• Dela med dig av ditt perspektiv 
  • När du har lyssnat ska du också tydligt och konstruktivt framföra din synpunkt eller dina farhågor. 
  • Försök att hålla konversationen saklig. Anklaga inte. 
• Sök samförstånd 
  • Fokusera på att hitta lösningar tillsammans. 
  • Diskutera olika alternativ och fundera på hur ni ska gå vidare i situationen. 
• Kom överens om ytterligare åtgärder 
  • Definiera konkreta steg eller åtgärder som ni vidtar. 
  • Ni kan till exempel komma överens om ett uppföljningsmöte eller andra sätt att hålla kontakten. 
• Avslut och tack 
  • Tacka parterna för deras öppenhet och för samtalet. 
  • Bekräfta att ni har förstått varandra och kommit överens om vägen framåt.